A1 — Empresa
Uma empresa que lida com o que ninguém quer organizar
A Vantrix nasceu da observação de que a maioria das empresas sabe que seu arquivo está em desordem — e adia o enfrentamento porque não tem certeza por onde começar.
← Voltar ao InícioB2 — Nossa História
Como a Vantrix chegou a este trabalho
A Vantrix foi fundada em Recife por profissionais que passaram anos dentro de operações empresariais vendo o mesmo problema se repetir: empresas que tinham sistemas de arquivo razoáveis e os perdiam a cada mudança de liderança ou mudança de plataforma. O arquivo era reconstruído do zero com os critérios de quem acabava de chegar, e o ciclo recomeçava.
A percepção que deu origem à empresa foi a de que o problema raramente era falta de disciplina das equipes. Era falta de estrutura — uma estrutura que fizesse sentido suficiente para que pessoas diferentes, em momentos diferentes, chegassem ao mesmo lugar naturalmente.
Desde 2019, a Vantrix trabalha com empresas de médio porte no Brasil para mapear, redesenhar e estabilizar a forma como seus documentos são guardados, nomeados e transferidos de responsável. O trabalho não é sobre tecnologia — é sobre clareza e critério.
Missão
Ajudar organizações a construir uma estrutura documental que persista além das pessoas que a criaram, que seja compreensível para quem chega depois e que exija manutenção mínima para continuar funcionando.
Visão
Tornar a organização documental uma capacidade interna estável das empresas brasileiras, não um projeto pontual que precisa ser refeito a cada dois ou três anos.
Valores
Clareza de escopo, critério documentado, entrega sem dependência. A Vantrix não constrói sistemas que requerem a presença da Vantrix para funcionar.
C3 — Equipe
As pessoas por trás do trabalho
Cada projeto é conduzido por pessoas com experiência direta em operações documentais, não por generalistas que aprenderam o tema pela primeira vez no seu projeto.
Rodrigo Almeida
Sócio-fundador · Arquitetura Documental
Trabalhou por oito anos em gestão de operações antes de fundar a Vantrix. Conduz as auditorias de acervo e a etapa de design de repositório nos projetos de maior complexidade.
Camila Torres
Consultora Sênior · Migração e Capacitação
Especialista em sequenciamento de migração e na condução das sessões de capacitação interna. Acompanha os programas completos desde o mapeamento até os pontos de revisão pós-implantação.
Felipe Lins
Analista · Levantamento e Documentação
Responsável pelos levantamentos de campo nas auditorias e pela produção das folhas de convenção e materiais de referência que cada empresa recebe ao final do projeto.
D4 — Padrões de Trabalho
Como conduzimos cada projeto
Escopo fechado por escrito
Cada projeto começa com um documento de escopo que descreve o que está incluído, o que não está, os prazos e os entregáveis. Mudanças de escopo são tratadas como aditivos formais, não como pedidos informais.
Sigilo e controle de acesso
O acesso da equipe da Vantrix ao repositório da empresa é documentado, limitado ao mínimo necessário para o trabalho e revogado ao fim do projeto. Nenhum documento é retido ou copiado além das amostras de análise aprovadas.
Revisões intermediárias incluídas
Nenhum entregável chega ao cliente como surpresa. Cada projeto tem pontos de revisão intermediária em que os resultados parciais são apresentados e ajustados antes de seguir adiante.
Capacitação da equipe interna
Nos programas completos, a equipe da empresa aprende a manter o sistema que foi construído. A Vantrix não entrega um repositório organizado que depende de suporte externo contínuo para continuar funcionando.
Conformidade com a LGPD
O desenho de repositório leva em conta as obrigações da Lei Geral de Proteção de Dados. A taxonomia inclui marcações para documentos com dados pessoais e para os prazos de retenção correspondentes.
Padrão documentado e transferível
Tudo o que a Vantrix constrói é registrado em documentos que a empresa possui. A folha de convenção, o mapa de donos e o calendário de manutenção ficam com o cliente, não com a consultoria.
E5 — Contexto
Por que a estrutura documental é uma questão operacional
Empresas com mais de três anos de operação acumulam documentos de formas que raramente foram planejadas. O que começa como uma pasta compartilhada no Google Drive ou no servidor local vai ganhando subpastas criadas por pessoas diferentes, com critérios diferentes, em momentos diferentes. O resultado é um acervo que funciona para quem o criou e deixa de funcionar para todos os outros.
O custo disso raramente aparece em uma linha de orçamento. Ele aparece no tempo que as equipes gastam procurando documentos, nas versões duplicadas que circulam em e-mail porque ninguém sabe onde está a versão definitiva, nas onboardings que duram mais do que deveriam porque o novo colaborador precisa perguntar onde fica cada coisa.
A Vantrix trabalha com esse problema a partir de uma perspectiva operacional: o repositório documental é uma infraestrutura da empresa, como qualquer outro sistema de informação. Infraestruturas precisam de projeto deliberado, de regras claras e de revisão periódica. Quando isso acontece, o arquivo deixa de ser um problema recorrente e passa a ser um recurso que funciona.
Nossa atuação em Recife e no Brasil abrange empresas de setores variados — serviços profissionais, saúde, educação, construção, tecnologia — que compartilham o mesmo desafio: um acervo crescente que ninguém consegue organizar sozinho, sem parar tudo o mais que precisa ser feito.
F6 — Próximo Passo
Conversar custa pouco. Começar pelo lugar certo poupa tempo.
Entre em contato para uma conversa inicial sobre o estado atual do acervo da sua empresa. Não há compromisso além de uma troca de informações.
Entrar em Contato