A1 — Soluções
Três abordagens para o mesmo desafio
Auditoria, design de repositório ou programa completo — o ponto de entrada depende de quanto a empresa já sabe sobre o estado do próprio acervo e de qual mudança ela está pronta para fazer agora.
← Voltar ao InícioB2 — Metodologia
Como a Vantrix conduz cada projeto
Todos os projetos da Vantrix seguem a mesma lógica de sequência: entender antes de propor, testar antes de implantar, documentar antes de encerrar.
Levantamento de campo
Entrevistas com responsáveis de cada departamento e análise da estrutura atual do repositório. Nenhuma suposição é feita sem verificação.
Análise e diagnóstico
Mapeamento do estado atual com identificação de duplicatas, órfãos, pontos de atrito e responsabilidades não documentadas.
Design e piloto
Proposta de estrutura revisada com a empresa antes de aplicação. Piloto em um departamento para validar o modelo antes da implantação ampla.
Implantação e entregáveis
Migração suportada, capacitação da equipe, entrega de documentos de referência e revisões pós-implantação nos programas completos.
SVC-01
Auditoria de Acervo Documental
Um levantamento de tudo o que a empresa registra e guarda — onde está, quem fez, se ainda tem uso. Entregue como um mapa do acervo por departamento, com lista de duplicatas e documentos sem dono, e um conjunto de observações sobre para onde o acervo está derivando. Escrito para líderes de operações que estão assumindo uma herança desorganizada.
Escopo
- Até cinco departamentos
- Quatro semanas de duração
- Mapa do acervo por departamento
- Lista de duplicatas e órfãos
Este serviço é para
- Líderes recém-contratados
- Empresas pré-reestruturação
- Ponto de partida para projetos maiores
Investimento
R$ 700
SVC-02
Design de Repositório
Um trabalho de design que constrói a taxonomia de pastas, as regras de nomenclatura e o modelo de permissões para o repositório compartilhado da empresa. Cobre a sequência de migração a partir da estrutura atual, a folha de convenção de nomes, o mapa de donos e um padrão escrito de o que vai onde. Inclui piloto de migração em um departamento antes da implantação geral.
O que inclui
- Taxonomia de pastas
- Folha de convenção de nomes
- Mapa de donos por pasta
- Piloto em um departamento
- Sequência de migração
Prazo e perfil
- Seis a sete semanas
- Empresas migrando para repositório único
- Equipe interna conduz migração ampla
Investimento
R$ 2.740
SVC-03
Mais completoPrograma de Acervo Documental
Um programa completo que combina auditoria, design de repositório, suporte à migração e capacitação interna. Inclui o mapa do acervo, o padrão de taxonomia, a migração em etapas por todos os departamentos, um site de referência interno, seis sessões de capacitação de equipe, um calendário de manutenção com donos trimestrais nomeados e dois pontos de revisão durante os seis meses seguintes à implantação.
Inclui tudo do SVC-01 e SVC-02, mais
- Migração de todos os departamentos
- Site de referência interno
- Seis sessões de equipe
- Calendário de manutenção
- Dois pontos de revisão pós-implantação
Prazo e perfil
- Cinco meses de duração
- Organizações com repositório amplo
- Querem parar de reconstruir o arquivo a cada 2 anos
Investimento
R$ 5.360
C3 — Comparativo
Qual solução se encaixa na sua situação
| Recurso | Auditoria R$ 700 |
Design de Repositório R$ 2.740 |
Programa Completo R$ 5.360 |
|---|---|---|---|
| Mapa do acervo por departamento | |||
| Identificação de duplicatas e órfãos | |||
| Taxonomia de pastas e regras de nomenclatura | — | ||
| Folha de convenção de nomes | — | ||
| Mapa de donos por pasta | — | ||
| Piloto de migração em um departamento | — | ||
| Migração suportada em todos os departamentos | — | — | |
| Sessões de capacitação da equipe | — | — | |
| Site de referência interno | — | — | |
| Revisões pós-implantação | — | — | × 2 |
Auditoria é indicada quando
A empresa não tem visibilidade clara do que existe no acervo e precisa de uma leitura objetiva antes de tomar qualquer decisão.
Design de Repositório é indicado quando
A empresa sabe que precisa de uma nova estrutura e tem equipe interna capaz de conduzir a migração dos departamentos restantes.
Programa Completo é indicado quando
A empresa quer encerrar o ciclo de reconstrução do arquivo de uma vez, com suporte à migração, capacitação e revisões incluídas.
D4 — Padrões Aplicados
Padrões que se aplicam a todas as soluções
Acesso mínimo necessário
A equipe da Vantrix acessa apenas o que é necessário para o levantamento ou o design. O acesso é documentado e revogado ao final do projeto.
Escopo por escrito antes do início
Nenhum projeto começa sem um documento de escopo assinado. O que está dentro e fora do trabalho é definido antes da primeira reunião de campo.
LGPD integrada ao design
Documentos com dados pessoais são identificados durante o levantamento. O modelo de permissões e os prazos de retenção levam em conta as obrigações da Lei Geral de Proteção de Dados.
Revisões intermediárias incluídas
Resultados parciais são apresentados e revisados com a empresa antes de cada etapa seguinte. Nenhum entregável chega como surpresa.
Padrão documentado e transferível
Todos os documentos produzidos — folha de convenção, mapa de donos, calendário de manutenção — pertencem à empresa e não dependem de acesso externo para serem consultados.
Canal direto com o consultor
A empresa conversa diretamente com quem está conduzindo o trabalho, não com uma camada de gestão de conta. Dúvidas e ajustes são tratados com quem tem o contexto do projeto.
E5 — Investimento
Resumo de preços
Preço fixo por projeto, sem cobrança por hora adicional dentro do escopo acordado.
SVC-01
Auditoria
R$ 700
por projeto · 4 semanas
- Até 5 departamentos
- Mapa do acervo
- Lista de duplicatas
- Observações de diagnóstico
SVC-02 · Popular
Design de Repositório
R$ 2.740
por projeto · 6–7 semanas
- Tudo da Auditoria
- Taxonomia de pastas
- Folha de convenção
- Mapa de donos
- Piloto de migração
SVC-03
Programa Completo
R$ 5.360
por projeto · 5 meses
- Tudo do Design
- Migração completa
- 6 sessões de equipe
- Site de referência
- 2 revisões pós-implantação
F6 — Próximo Passo
Não tem certeza por onde começar?
A auditoria existe justamente para isso. Com o mapa do acervo em mãos, fica mais simples decidir qual dos passos seguintes faz sentido para a sua empresa.
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