A1 — Recife, Pernambuco
Onde ficam os documentos da sua empresa?
A Vantrix mapeia, organiza e estrutura o acervo documental de organizações que cansaram de reconstruir o sistema de arquivamento a cada dois anos.
B2 — Serviços
Três formas de trabalhar com a Vantrix
Cada empresa chega com uma herança diferente. Os três modelos abaixo cobrem desde uma primeira leitura do acervo até um programa de reestruturação completo.
Auditoria de Acervo Documental
Um levantamento de tudo o que a empresa registra e guarda — onde está, quem fez, se ainda tem uso. O resultado é um mapa do acervo por departamento, com duplicatas, órfãos e observações sobre para onde o acervo está derivando.
- Até cinco departamentos no escopo
- Prazo de quatro semanas
- Relatório de duplicatas e documentos sem dono
- Direcionado a líderes de operações
Design de Repositório
Um trabalho de design que constrói a taxonomia de pastas, as regras de nomenclatura e o modelo de permissões para o repositório compartilhado da empresa. Inclui sequência de migração, folha de convenção de nomes, mapa de donos e um projeto piloto em um departamento antes da implantação geral.
- Seis a sete semanas de duração
- Piloto em um departamento incluso
- Folha de convenção e padrão de nomenclatura
- Para empresas migrando para um repositório único
Programa de Acervo Documental
Um programa completo que reúne auditoria, design de repositório, suporte à migração e capacitação interna. Inclui mapa do acervo, padrão de taxonomia, migração em etapas por departamento, site de referência interno, seis sessões de equipe, calendário de manutenção e dois pontos de revisão nos seis meses seguintes.
- Cinco meses de duração
- Migração completa por departamentos
- Seis sessões de capacitação da equipe
- Dois pontos de revisão pós-implantação
C3 — Diferenciais
O que muda depois de ter o acervo em ordem
Encontrar documentos deveria ser uma tarefa de segundos. Entender quem é responsável por cada pasta não deveria depender de perguntar a alguém que está de saída.
Localização sem desvios
Quando a taxonomia é clara, qualquer colaborador encontra o que precisa pela primeira vez — sem perguntar a colegas e sem abrir pastas erradas.
Responsabilidades nomeadas
Cada pasta tem um dono registrado. Quando alguém entra ou sai da equipe, a transição de responsabilidade segue o mapa, não a memória das pessoas.
Sistema que se mantém
Um repositório bem desenhado tende a permanecer organizado porque as regras fazem sentido. Não é necessário reorganizar tudo a cada mudança de liderança.
Menos ruído documental
Duplicatas e versões obsoletas são mapeadas e marcadas durante a auditoria. O acervo que fica é aquele que a empresa ainda usa de verdade.
Controle de acesso adequado
O modelo de permissões é parte do design — cada departamento acessa o que precisa e não mais do que isso, sem criar silos desnecessários.
Manutenção planejada
Nos programas mais completos, a empresa sai com um calendário de manutenção trimestral e donos nomeados para cada revisão. Não há dependência de um projeto externo para manter a ordem.
D4 — Próximo Passo
Quer entender melhor antes de decidir?
O ponto de partida costuma ser uma conversa de trinta minutos sobre como o acervo da sua empresa está hoje. Não é preciso ter nada preparado — a auditoria existe exatamente para partir do estado atual.
E5 — Perguntas Frequentes
Dúvidas comuns sobre o trabalho
Por onde começa o trabalho de auditoria?
A primeira etapa é uma conversa com a liderança de cada departamento incluído no escopo. A partir dessas entrevistas curtas, a Vantrix traça um mapa preliminar dos fluxos documentais existentes antes de acessar qualquer repositório. Isso poupa tempo e evita análises baseadas em suposições.
Precisamos parar o trabalho da equipe durante a auditoria?
Não. O levantamento é feito com base em acesso de leitura ao repositório e em entrevistas curtas agendadas com antecedência. A rotina das equipes não precisa ser interrompida. Em geral, cada departamento dedica menos de duas horas ao longo das quatro semanas de auditoria.
A Vantrix acessa o conteúdo dos documentos durante a auditoria?
O foco da auditoria é a estrutura do acervo — nomes, datas, localização, volume e padrões de uso — não o conteúdo dos arquivos. Quando há necessidade de verificar metadados de um documento específico para esclarecer alguma questão de estrutura, isso é feito com a presença e o consentimento da equipe responsável.
Qual a diferença entre o Design de Repositório e o Programa completo?
O Design de Repositório entrega a estrutura — taxonomia, regras e piloto em um departamento. A migração dos demais departamentos fica a cargo da equipe interna. O Programa inclui suporte à migração em todos os departamentos, sessões de capacitação, site de referência interno e dois pontos de revisão depois que tudo está implantado.
É possível começar pela auditoria e avançar para o programa depois?
Sim. Muitas empresas começam pela auditoria para ter uma visão clara do estado atual antes de decidir qual reestruturação faz sentido. O relatório da auditoria serve de base direta para o Design de Repositório ou para o Programa completo, sem necessidade de refazer levantamentos.
A Vantrix trabalha com empresas de fora de Recife?
Sim. O trabalho de auditoria e design de repositório pode ser conduzido de forma remota para empresas em qualquer estado brasileiro, com entrevistas por videoconferência e acesso ao repositório via compartilhamento de tela ou permissão de leitura. Para o Programa completo, são planejadas visitas presenciais em etapas-chave.
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